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| 來源：長沙會議網-長沙會議公司-湖南長沙會議會展服務公司 |
編輯者：長沙會議網 |
瀏覽：18 次 |
發布：2020-10-10 09:20:31 |
會務工作的內容與要求
會務，是指會議從籌辦到結束的整個過程的各項事項。根據會議發展的進程，一般把會務工作分為三個階段：
一是會前準備工作。主要是制定會議計劃（籌備方案），包括會議名稱、會議時間、地點、與會人員、議題、議程、會議材料準備、會場布置和會務安排等，大型會議還需要對經費作出預算。
特別注意的是：
要搞清會議名稱性質。比如，黨代會、全委會、常委會、總經理會、辦公會、動員會、部署會、總結會、座談會、碰頭會、研究某項工作的會等。會議名稱決定與會人員、議題和議程，準備工作的要求也不一樣。
要事先履行報批手續。大型集會應根據分工，由業務部門上報分管領導或主要領導，對會議名稱、時間、地點、與會人員、議程等主要環節，都應經領導批準，一般性的會議也應口頭報告領導同意。
要給領導留有時間余地。對首長講話、會議材料等，既使時間再緊，也要留有足夠時間讓領導會前過目，以便心中有數。不要認為自己滿意就可以，必須首先讓領導認可。準備再好，領導不認可也是沒有用的。尤其是不能因沒有時間修改，而造成領導被動。
要隨時掌握領導到會情況。重要的會議，特別是領導法定參加的會議，一定要有專人負責通知，隨時掌握能否按時到會，并根據情況變動及時報告主要領導，會議組織者要隨時對相關內容作出調整（如議程、座位等）。
要做好與會人員提名工作。什么人參加什么會，大多數情況下是固定的。對一些沒有固定與會人員的會議，機關人員的提名建議就顯得非常必要。一般說，征求意見，宜請各主要有關方面的人員，以便集思廣益；討論某一專題，宜請專家和這方面有實際經驗的人員；紀念性會議，可請一些有名望、有影響的人員；涉及個人利益，應請所有相關的人員到場等。這方面如果疏忽而造成錯漏，將會給領導工作造成被動和不良影響。漏提應當到會的人，無意中剝奪了人家權利。不應參加的召集來了，可能會造成更大的錯誤。切不可馬虎大意。
二是會間調度工作。主要包括會場安全、座簽引導、會議記錄、會議簡報、把握進程、提高服務等。
特別注意的是：
會議組織者要提前到場，會議組織者應及時掌握與會人員到會情況，并隨時作出提醒，重要的會議部門分管領導應到位，對會議中的一些特殊要求，要在會前向領導和有關人員說明，必要時事先還要組織彩排。
要有應對突發情況的預案，如，供電問題、音響問題，領導名簽、領導講話、會議材料、獎品等都要有備份（尤其是表彰會、畢業典禮等）。
三是會后整理服務工作。主要有編寫會議紀要，整理有關文件材料，安排與會人員離會等。
這里強調一下會議紀要。研究有待落實和執行的事項，應該形成會議紀要。紀要不是會議紀錄，會議紀錄要求準確、完整，忠實于發言人的意愿；而紀要是記載和傳達會議主要精神和議定事項，要下發執行，應加寫“通知”，特別是議定重要事項紀要，應送業務部門領導及分管領導審閱，然后由主要領導審簽，或存檔或印發。
來源：知乎
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