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| 來源：長沙會議網-長沙會議公司-湖南長沙會議會展服務公司 |
編輯者：長沙會議網 |
瀏覽：21 次 |
發布：2020-10-11 09:08:18 |
辦會議有哪些需要注意的地方
發布時間：2018-02-08
我們常說辦婚宴有很多的注意事項，其實辦會議也是如此，也有很多需要注意的地方。辦會議你可能會忽視的細節有哪些？看看這些你有沒有注意過？
會議，包括重慶會議策劃、會場搭建你都應該注意些什么？
自帶酒水是否收費
對于會議主辦方來說，為了節約會議成本，在召開酒店會議的時候難免會選擇自帶酒水。有些會場會明確規定不能地帶酒水，這個問題自然不用多說，也很明確也就不用考慮過多。但是要注意的是，有些會場會允許你自帶酒水，但是沒有明確說明自帶酒水是否要支付開瓶費用，這一點是很多會務人員都會忽略的一個小細節。對于這一點最好是能夠在事先確定清楚，并且在合同中寫明，并且要把酒水和飲料區分開來，畢竟每個不同的會場都有自己不同的規則。
區分“訂金”和“定金”
要召開會議，提前預訂酒店會場時必不可少的一個環節，相關負責人在簽署預訂合同之前一定要看清楚寫的是“訂金”還是“定金”這兩者雖然只有一字之差，卻代表著不同的權益。因為“訂金”是訂立、預訂的意思，而“定金”則是法律意義上的責任承擔。也就是說，如果合同上是“訂金”，預訂方呀更改宴會會場，商家需要退還訂金；如果合同上是“定金”，也就是下定，商家需要預留這個定期時間，商家和預訂方都無權更改，若更改需給予對方賠償。
合理分配時間
召開會議，時間的掌控尤為重要。一定要盡量最少的時間去接待每一位與會嘉賓。要合理安排會議時間，會議當天，你作為會議主辦方肯定有很多事情需要你去做，千萬不要花費大量的時間來接待一個你認為十分重要的人，如果這樣做其他的與會嘉賓會覺得他們沒有受到重視，同時還會影響到整個會議流程。如果在這次出席的嘉賓中有多年交情的老朋友，同時又有很多話要聊也要等會議結束之后再續家常。
是否留有備用餐桌
當你在預訂會議酒店的時候，難免會考慮到會議用餐的問題，而這個問題就關系到有多少人會吃飯。很多時候在會議還沒開始之前，你對很多的因素都是不確定的，只能是心里有個大概的數。因此在與會嘉賓的數量無法確認的情況下，最好是在安排會議用餐是多備一桌，俗話說有備無患嘛。但是備用桌的費用要談好，并在合同中寫明！并且要明確寫明如果賓客人數過多，使用了這備留的一桌，那按照整場費用收取，如果客人數不到，以至這桌的冷菜沒有食用，那可事先談好只負責冷菜費用，其他費用可以不用再付。
量“力”而行
這里所說的“力”，當然是指酒力啦。在會議餐桌上難免少不了會喝酒交際。但是在會議這種場合一定要做到量力而行，千萬不要逞強，也不要硬勸別人喝酒，特別是對于酒量差的人來說，很可能喝多了就喜歡胡言亂語，在下場會議中影響到會議秩序。因此，要記得要會務人員注意所有與會嘉賓的安全，喝酒要適可而止。
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